領収書の保管方法
経費にした支出は、領収書やレシートで裏づけます。だから、これらの保管はとても大切です。
捨ててしまうと、税務調査のときに経費を証明できず、否認されることもあります。
この記事では、領収書の保管方法を、保存期間・レシートの扱い・電子帳簿保存法の順に整理します。
01なぜ保管が必要か
まず、理由を押さえます。
領収書やレシートは、その支出が事業のためにあったことを示す証拠です。確定申告では提出しませんが、後から内容を確認できるよう、一定期間の保管が義務づけられています。
税務調査で「この経費の根拠は？」と問われたときに示せるように、整理して残しておきます。
02保存期間（青色と白色）
保存する年数は、申告方法で少し変わります。
- 青色申告：帳簿は原則7年、請求書・領収書などの書類は5年（現金預金取引等関係書類は原則7年）
- 白色申告：収入金額・必要経費を記載した法定帳簿は7年、その他の帳簿や書類は5年
細かく分かれていますが、迷ったら「7年」を基準に保管しておくと安全です。帳簿の付け方は 帳簿のつけ方｜複式簿記の基本 で解説しています。
03レシートでも大丈夫
「宛名のある領収書じゃないとダメ」と思われがちですが、そうではありません。
レシートでも、次の情報が分かれば支出の証明になります。
- 日付
- 金額
- 内容（何を買ったか）
- 店名
宛名は必須ではありません。むしろ、購入した品目が印字されるレシートのほうが、内容を示しやすい場合もあります。
04電子で受け取ったものは電子で保存
ここが近年の重要な変更点です。
メールやネット通販、クラウドサービスなどで、最初から電子データで受け取った請求書・領収書は、2024年1月以降、電子データのまま保存することが義務づけられました。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。
- ネット通販の領収書（ダウンロードしたPDF）
- メールで届いた請求書
- クラウド経由で受け取った書類
これらは「電子取引データ」として、電子のまま保存します。
05電子保存の要件
電子取引データの保存には、2つの要件があります。
- 真実性の確保：改ざんされていないこと（タイムスタンプ、訂正削除の履歴が残るシステム、または事務処理規程のいずれか）
- 可視性の確保：日付・金額・取引先で検索できること（ファイル名を「20260704_A社_請求書」のように統一するなど）
会計ソフトに保存すれば、これらの要件をまとめて満たせます。ソフトの選び方は 会計ソフトの選び方 で解説しています。
06紙のものは今までどおり
一方で、変わらない部分もあります。
紙で受け取った領収書やレシートは、これまでどおり紙のまま保存して問題ありません。スキャンして電子保存することも選べますが、それは任意です。
つまり、「電子で受け取ったものは電子で」「紙で受け取ったものは紙のままでも可」と整理できます。必要書類の全体像は 確定申告に必要な書類一覧 にまとめています。
よくある質問
領収書は何年保管すればいいですか？
青色申告なら、帳簿は原則7年、領収書などの書類は5年が目安です（現金預金取引等関係書類は原則7年）。白色申告なら、法定帳簿は7年、その他は5年です。迷ったら7年を基準に保管すると安全です。
レシートでも経費の証明になりますか？
なります。日付・金額・内容・店名が分かれば、宛名のないレシートでも支出の証明になります。品目が印字されるレシートは、かえって内容を示しやすい場合もあります。
ネット通販の領収書はどう保存しますか？
電子データのまま保存します。2024年1月以降、電子で受け取った領収書や請求書は、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。PDFなどのデータを、検索できる形で保存します。
電子保存には特別なシステムが必要ですか？
必ずしも必要ありません。改ざん防止（事務処理規程など）と検索できる状態（ファイル名の統一など）を満たせば対応できます。会計ソフトを使えば、これらの要件をまとめて満たせます。
紙の領収書もデータ化しないといけませんか？
いいえ。紙で受け取った領収書は、これまでどおり紙のまま保存して問題ありません。スキャンして電子保存するのは任意です。義務化されたのは、電子で受け取った「電子取引データ」の保存です。
まとめ
領収書やレシートは、経費を裏づける大切な証拠です。青色なら書類は5年・帳簿は原則7年、迷ったら7年を基準に保管します。レシートでも、日付・金額・内容・店名が分かれば証明になります。
近年の変更点は、電子で受け取った領収書・請求書の扱いです。2024年1月から、これらは電子データのまま保存することが義務づけられました。紙で受け取ったものは従来どおりでよいので、「電子は電子で、紙は紙で」と整理して管理しましょう。
税務の最終的な判断は、国税庁の公式情報や、税務署・税理士への確認に従ってください。